اصول نامه نگاری
امروزه یکی از مهم‌ترین مواردی که در سازمان‌های رسمی و استارتاپ‌ها دیده می‌شود لزوماً نوشتن و نامه نگاری اداری به اعضای سازمانی و یا حتی مکاتبات بین‌سازمانی می‌باشد، چرا که در هر جایگاه شغلی و با هرنوع از کسب و کاری که باشیم، خیلی از درخواست‌ها و مکاتبات ما لازم است به صورت کتبی انجام شود.
در متن زیر سعی شده است تمام نکات لازم برای رسیدن به یک خروجی اصولی برای سازمان‌ها و استارتاپ‌ها گرداوری شود.
تعریف نامه نگاری اداری
به هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله‌ی ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری گفته می‌شود.
نامه‌های اداری از لحاظ زمان به “معمولی“، “فوری“، “خیلی فوری” و “آنی” طبقه بندی می‌شوند.
نامه‌های اداری از لحاظ حساسیت و امنیت به “عادی“، “محرمانه“، “خیلی محرمانه“، “سری” و “به کلی سری” طبقه بندی می‌شوند.
نکات کلی در خصوص نامه نگاری فارسی
نامه را با نام خدا آغاز کنید. (بسمه تعالی، به نام خدا، بسم الله الرحمن الرحیم)
ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است: نوشتن «دارد» در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته شود.
در صورتی که نامه پیوستی نداشت، بنویسید:
(پیوست : ندارد) یا (پیوست:_ )
تاریخ در بالای صفحه چپ چین می‌شود و عنوان و متن نامه راست چین.
در نامه‌هایی که ادامه دار است، صفحات دوم و سوم را شماره گذاری کنید. در آخرین خط صفحه اول نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه، علامت % را به کار ببرید.
در نامه‌های طبقه بندی شده (محرمانه، سری و…)، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت‌تر از خط متن عنوان طبقه بندی نوشته شود به‌طور مثال: محرمانه.
بسته به نوع نامه، جای مناسب برای حاشیه نویسی نامه در نظر بگیرید. اگر استاندارد مشخصی در سازمان شما برای این کار تعریف نشده است، می‌توانید از بالا و راست ۴، پایین ۳ و چپ ۲ سانتی متر فاصله در نظر بگیرید.
حتی اگر مهم نیست سعی کنید برای نامه‌هایتان یک رونوشت بزنید و آنها را بایگانی کنید.
در پایان نامه، ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورید و امضاء نمایید. نامه بدون امضاء اعتباری ندارد. (محل امضاء: پایین نامه سمت چپ)
اجزای اصلی نامه نگاری اداری
۱. سربرگ
سربرگ شامل آرم (لوگو)، نام سازمان، تاریخ، شماره، پیوست، نشانی و اطلاعات تماسی سازمان می‌باشد.
چنانچه سربرگ فاقد نشانی بود، می‌توانید آن را در انتهای نامه به فاصله نیم سانت یا یک سانت از پایین کاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تایپ کند.
در بخش نشانی ابتدا نشانی دقیق سازمان و کدپستی و شماره‌های تلفن، دورنگار (فکس ) و سپس نشانی پست الکترونیک (ایمیل ) و پایگاه اینترنتی آورده می‌شود.
ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است.
تاریخ را به عدد بنویسید. اگر آن را تایپ می‌کنید، برای زیبایی بیشتر قلم فارسی انتخاب کنید تا اعداد به فارسی نوشته شوند.
شماره نامه یا شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان فرستنده است که در صورت پاسخ گویی به آن اشاره می‌شود. (هر مجموعه، استاندارد شماره گذاری مخصوص به خود دارد.)
در مقابل پیوست، تعداد برگ‌های اسناد و اوراق و سایر مدارکی که ممکن است همراه نامه ارسال شود، نوشته می‌شود و نوشتن ” دارد” به تنهایی صحیح نیست و بهتر است مقدار و نوع مدارک همراه نامه، در این قسمت به روشنی نوشته شود.
۲. عنوان
بخش مربوط به عنوان شامل گیرنده، فرستنده و موضوع نامه می‌باشد. (در مدل‌های عنوان نویسی متداول، فرستنده در بخش امضاء آورده می‌شود.) برای مشخص کردن مخاطب، ابتدا شخصیت حقیقی (نام شخص)، سپس شخصیت حقوقی (سمت اداری) گیرنده را بنویسید. موضوع باید رسا و گویا باشد ولی نه به اندازه‌ای که در محل جای نگیرد و نه چندان کوتاه که فهم نامه را سخت کند.
۳. متن اصلی
نکات کلی که در نگارش متن اصلی باید رعایت کنید:
از زیاده گویی دوری کنید.
کلمات احساسی استفاده نکنید.
حاشیه پردازی نکنید و مختصر و صریح بنویسید.
تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید.
با تقسیم نامه به چندین جمله و بند (پاراگراف) و استفاده از اعداد و ارقام، مفاهیم نامه را از یکدیگر جدا کنید تا نامه قابل درک‌تر باشد.
از نشانه‌های قراردادی (ویرگول، نقطه و…) درست و به جا استفاده کنید.
از حشو (به کار بردن واژه‌هایی که هم معنی هستند) خودداری کنید.
در نامه‌های اداری به هیچ وجه از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید.
از کلماتی استفاده کنید که مخاطب در فهم آنها مشکل نداشته باشد.
ترجیحا یک موضوع را مطرح کنید؛ و چنانچه ناگزیر به نوشتن چند موضوع در یک نوشته اداری هستید ابتدا موضوع اصلی و سپس پیام‌های فرعی را بیاورید.
بر اساس سلسله مراتب و نوع محتوای نامه، از عبارات مناسب استفاده کنید.
اجزای متن اصلی نامه:
متن اصلی هر نامه را می‌توان به بخش‌های زیر تقسیم کرد:
- مقدمه
- پیام
- نتیجه
در بیشتر نوشته‌های اداری دراپتدا و قبل از مقدمه عبارتی برای ” ادب و احترام ” و در پایان بعد از نتیجه ” تشکر یا سپاسگزاری” اضافه می‌شود.
۴. امضا
این بخش شامل مشخصات امضاء کننده نامه (فرستنده نامه) و امضاء وی می‌باشد.
۵. رونوشت
در صورت ارسال نامه برای چند نفر هر نامه به‌طور معمول در سه نسخه تهیه می‌شود: نسخه اول برای گیرنده، نسخه دوم برای بایگانی و نسخه سوم برای اقدام کننده.
گاهی ضرورت ایجاب می‌کند تا علاوه بر گیرنده اصلی، اشخاص و یا واحدهایی از متن نامه آگاهی یابند. در این صورت نام آن اشخاص و واحدها با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هر یک تصویر یا نسخه‌ای از نامه ارسال می‌شود.
رونوشت نامه‌ها به دو منظور ارسال می‌شود:
۱ـ جهت اطلاع
۲ـ اقدام
بنابراین در نگارش نامه‌ها، اگر برای درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت می‌شود، اگر چنانچه جنبه امری داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت می‌شود.
شما هم می‌توانید نظرات خود را زیرِ همین مقاله برای تیم تنوتاس به اشتراک بذارید.
